Как провести сессию самодизайна команд

В прошлой статье мы разбирались, что такое самодизайн команд, как он помогает повысить мотивацию сотрудников, и какие важные вещи стоит продумать до того, как проводить встречу. Напомним коротко, что подразумевается под самодизайном:

Самодизайн команд (от англ. self-design teams) — это практика, в ходе которой сотрудники сами выбирают, с кем работать, и объединяются в команды, исходя из задач проекта. После формирования команд участники получают право самостоятельно решать, как лучше достичь поставленной цели, и могут при необходимости реорганизоваться.

С чего начать, чтобы сформировать команду

Один из вариантов, когда применяется эта практика, — это когда в компании появляется срочная бизнес-задача, а все другие команды сильно загружены. В такой ситуации не получится просто перераспределить сотрудников, но можно оперативно сформировать кросс-функциональную команду из числа тех, кто готов перейти в новый проект.

Важно перед проведением самой практики собрать всех потенциальных участников, включая тех, кто только присоединился к компании объяснить, как устроен самодизайн — как проходит процесс, зачем он нужен, и какую пользу приносит командам. Многие сотрудники не до конца понимают, в чём его смысл и переживают, что могут остаться без команды — поэтому лучше с самого начала показать, что процесс строится на их выборе, и что они сами формируются в команды, исходя из своих интересов и компетенций.

Что даст самодизайн, если команда уже есть

Самодизайн может помочь, даже когда команда уже есть, но в ней периодически возникают проблемные ситуации. 

Например, кто-то из специалистов перегружен, и из-за этого замедляется весь процесс поставки — у тестировщиков не хватает времени разобраться со скопившимися задачами, или дизайнеры могут отправить макет в последний момент. Но бывает и так, что причина задержек не в загрузке, а в том, что у сотрудников слишком узкая роль, и люди не могут подстраховать друг друга. Или внутри команды существуют неформальные подгруппы, которые конфликтуют друг с другом.

И это только часть причин, почему стоит провести сессию самодизайна команд. Само значение этой практики в том, чтобы предложить участникам переосмыслить состав команд. Возможно, кто-то захочет остаться в текущем проекте, а кто-то попробовать себя в новом, особенно если сотрудники годами работают над одними и теми же задачами.

Выбор фасилитатора

Для проведения встречи важно назначить нейтрального фасилитатора. Он помогает участникам соблюдать основные правила общения, предотвращает конфликты и создает условия для конструктивного обсуждения, не вмешиваясь в принятие решений. Его роль — организовать процесс так, чтобы участники придерживались заданных рамок, и встреча прошла в доверительной обстановке. А задача участников — за несколько раундов самостоятельно разделиться на команды. 

И сотрудникам, и фасилитатору нужно учитывать, что с первого раза может не сложиться. Иногда командам требуется несколько перестановок, прежде чем они сгруппируются так, как нужно.

Подготовка к встрече

До проведения самой встречи важно сформулировать и озвучить четкую цель — зачем нужно формировать команды.

Во время подготовки фасилитатор определяет правила, и в дальнейшем следит за их соблюдением — за временными рамками и за необходимым набором навыков в каждой команде. Именно фасилитатор решает, сколько будет итераций обсуждений и как будут оцениваться их результаты.

Перед проведением сессии самодизайна полезно заранее собрать информацию о том, в каких задачах может быть полезен каждый участник. Эти данные можно оформить в виде карточек и разместить на общей доске. Стоит также подготовить список проектов с краткими описаниями, чтобы у участников перед глазами всегда были варианты, куда можно присоединиться. 

Важно дать понять, что нет правильных и неправильных решений — есть разные варианты самодизайна. Каждый обязательно станет частью какой-то команды, и не останется в одиночестве.

На встречу в среднем закладывают от одного до трёх часов, в зависимости от количества участников и проектов.

Как проходит сама встреча

В начале фасилитатор знакомит участников с форматом и правилами встречи. Затем кратко рассказывает обо всех проектах или об одном пилоте, для которого необходимо сформировать команду, и о задачах, которые предстоит решать. Этот момент хорошо подходит для ответов на все вопросы, если они есть, чтобы не отвлекаться на них во время сессии.

Когда правила понятны, участникам предлагается самостоятельно выбрать, в какой команде они хотели бы работать. На это отводится 10-30 минут. Сотрудники изучают доступные роли, советуются между собой, и  размещают свою карточку на доске рядом с интересующей командой. 

Если кто-то колеблется между двумя вариантами, можно посоветовать такому человеку сначала выбрать тот, в котором он принесет наибольшую пользу.

После распределения, фасилитатор смотрит, как сформировались команды, и проверяет, есть ли в каждой из них все необходимые компетенции. Случается, что в одной команде людей слишком много, а в другой, наоборот — их не хватает. И это нормально. 

Можно обсудить, кто готов пересмотреть свой выбор, чтобы помочь коллегам. Или попросить команды, которые не получилось укомплектовать, рассказать — каких навыков им не хватает и чем их проект может быть интересен другим участникам.

Важно, чтобы решение о смене команды было добровольным. Этот этап может повторяться несколько раз, пока состав команд не станет соответствовать заявленным требованиям.

Что делать, если все сотрудники хотят в одну и ту же команду

Если большая часть людей объединилась в одну команду по принципу «Я дружу с Машей, пойду с ней», то стоит обратить их внимание на то, что в других проектах они смогут получить новый опыт — иногда смена команды открывает возможности для карьерного роста и развития своих профессиональных навыков. Кроме того, существует эффект группового мышления — сильные личности могут влиять на выбор всей команды, и не факт, что в лучшую сторону.

В такой ситуации полезно напомнить, зачем вообще распределяться по командам и привлекать к себе специалистов, с которым они раньше не работали. Потому что как правило, команды становятся намного эффективнее, когда в них есть разнообразие ролей и опыта. Если участники не справляются самостоятельно, то стоит немного направить их и напомнить о заданных вначале ограничениях — например, о размере команд.

Чтобы у всех было единое понимание, зачем всё это делается, может понадобится провести тренинг по Scrum для всех участников.

Как грамотно закончить встречу

Каждая получившаяся команда может придумать себе название, кратко представить своих участников и рассказать, над какими задачами они будут вместе работать.

После встречи обычно вся информация фиксируется в общем документе, к которому у всех есть доступ. Но прежде чем разойтись, стоит обсудить, когда команды соберутся снова — например, чтобы спланировать спринт — и как дальше будут взаимодействовать. Можно также собрать короткую обратную связь с команды, — что далось легко, а что не очень. Людям важно чувствовать, что их мнение услышано. 

И ещё —  встречи у участников должна остаться возможность пересмотреть свой выбор.

Развитие команд

Самодизайн команд подразумевает, что каждый сотрудник вовлечен в процесс, и здесь нет сторонних наблюдателей. Когда участники сами следят за тем, чтобы внутри их команды были все необходимые компетенции — это помогает им постепенно брать на себя больше ответственности и мыслить в рамках общей цели, а не только своей роли. И если вдруг какого-то специалиста не хватает, то команда сама может найти аргументы и замотивировать нужного сотрудника из другой команды присоединиться к ним.

Получается, что если создать подходящие условия, поддержать команду и дать ей больше свободы, она вполне может сама формировать свой состав, распределить роли и задачи, и организовать работу. И при этом работать автономно и стабильно поставлять результат — а это уже один из принципов Agile.