Как провести сессию с Team Canvas

На этапе, когда команда только начинает формироваться, у участников могут возникать конфликты из-за разных пустяков. Конфликты могут быть полезными, если в них есть место открытому и уважительному диалогу, но это редкость. И даже если удаётся найти какое-то решение, то все договоренности обычно остаются только на словах.

Кроме того, в работе любой команды есть моменты, которые вообще не проговариваются вслух — и именно они становятся бомбой замедленного действия. Если вовремя не задать сложные вопросы и не добиться общего понимания, то со временем уровень доверия в команде может снизиться и тем самым осложнить принятие решений.

Team Canvas — это простой и полезный инструмент для укрепления командного взаимодействия. Он помогает сделать процессы более прозрачными и снизить вероятность конфликтов. Благодаря совместной проработке целей, ценностей и ролей участники начинают формировать устойчивую командную культуру и берут на себя ответственность за общий результат.

Зачем проводить Team Canvas

В некоторых командах трудно сделать так, чтобы все участники были одновременно довольны и продуктивны. Рано или поздно наступает момент, когда нужно объединить их вокруг общей цели и разобраться, что ими движет.

Вот с какими запросами иногда приходят к нам на тренинги:

— У нас в команде нет чёткого понимания, кто за что отвечает, и некоторые задачи пересекаются. Хотим навести порядок в ролях и зонах ответственности.

— Каждый по-своему понимает, куда мы идём и как работаем. А ещё нам бывает сложно договориться между собой. Нужно выровнять общие представления о целях и методах работы в команде.

— Мы сейчас формируем новую команду, и большинство её участников раньше не пересекались по работе. Хотим сразу договориться об основных моментах на старте.

— На этой неделе к нам присоединится Петя. Хотим, чтобы он быстро влился в команду и понял, как у нас всё устроено.

— Люди не всегда понимают, зачем делают свою часть работы и как она влияет на общий результат. Из-за этого падает мотивация. Хотим, чтобы команда видела смысл в том, что делает.

— Команда сильно завязана на одном человеке. Стоит ему уйти — и всё сломается. Нужно выстроить процесс так, чтобы каждый вносил свой вклад в общее дело.

Конечно, часто бывает, что корень проблем лежит глубже, и этим мы уже занимаемся на корпоративных тренингах — помогаем повысить уровень командного взаимодействия и внедрить разные инструменты, которые позволяют работать слаженнее и эффективнее.

С чего начать использование Team Canvas — два варианта

Вариант первый — Team Canvas Basic. Это минималистичный вариант данного шаблона. Его вполне достаточно при запуске новой команды, чтобы навести порядок в совместной работе. Для команды из 2-8 человек на сессию уходит примерно один час.

Каждый блок — это повод обсудить важные моменты, которые действительно помогают понять и услышать друг друга. Вот примеры вопросов для заполнения канваса:

 — Чего мы хотим добиться вместе?
 — Какие личные цели в этом проекте есть у каждого из нас?
 — Кто за что отвечает и почему именно он/она?
 — Зачем мы всё это делаем, какой в этом смысл?
 — Какие ценности нам близки и какие мы хотим видеть в команде?
 — И если вдруг что-то пойдёт не так, как мы будем решать спорные ситуации?

Скачать шаблон Team Canvas Basic.

И второй вариант — полная версия Team Canvas. Это расширенная версия канваса, которая помогает мягко пройти через сложные темы и разобраться, кто и как видит совместную работу. На сессию с этим шаблоном обычно уходит около двух часов, и к нему уже добавляются более глубокие вопросы: 

— Что у нас, как у команды и у каждого участника в отдельности, пока не получается?
— Какие сильные стороны мы можем использовать? А чего нам, наоборот, не хватает?
— Что каждый из нас хочет получить от этого проекта, и как мы можем помочь друг другу этого достичь

Скачать шаблон Team Canvas.

Как провести сессию с Team Canvas

Встреча обычно занимает от одного часа до двух — столько, сколько понадобится в зависимости от формата Team Canvas, с которым вы решите работать. Главное — выделить это время, чтобы команда смогла собраться целиком. Мы рекомендуем проводить эту встречу вживую — когда все участники находятся в одной комнате, им легче бывает прийти к общему решению и договориться. Но если возможности собраться нет — ничего страшного, можно просто загрузить готовый шаблон в Miro и поделиться ссылкой с командой.

Сама сессия начинается с того, что фасилитатор — тимлид, Scrum-мастер или Agile-коуч — кратко объясняет, зачем вся команда собралась вместе и какую задачу они будут совместно решать. После объяснения правил команда начинает двигаться по шаблону и заполнять его блок за блоком  — фасилитатор задаёт вопрос, связанный с темой каждого раздела, а участники пишут свои ответы на стикерах и прикрепляют их на канвас. Сами вопросы уже прописаны в каждом блоке канваса.

После заполнения первого раздела начинается его обсуждение. Все делятся своими взглядами, задают уточняющие вопросы и сравнивают точки зрения. Обсуждение продолжается до тех пор, пока команда не придёт к общему соглашению — такому, которое устраивает всех. После того, как команде удалось договориться по первому пункту, они переходят к следующему, и таким образом постепенно проходят весь канвас — шаг за шагом. А фасилитатор в свою очередь следит за тем, чтобы никто не выпадал из процесса, и чтобы на каждый блок уходило примерно 5-10 минут.

На выходе получается заполненный канвас — его можно распечатать или сохранить в виде онлайн-доски, чтобы у команды перед глазами всегда оставалось то, о чём они договорились и к чему стремятся. Когда все разделы пройдены, остаётся подвести итоги, поблагодарить команду за участие и предложить каждому назвать одну мысль, которая показалась им особенно важной на этой встрече. 

Последнее, но не менее важное

Иногда обсуждение какой-то темы может затянуться или зацепить что-то более глубокое. В таких случаях не страшно оставить её на потом и договориться обсудить отдельно — вне сессии.

Team Canvas, конечно, не волшебная таблетка, но это отличный способ заложить крепкую основу для здоровой командной работы. Пара часов, отведенных на сессию помогают избежать многих проблем и недопониманий в будущем. После распределения ролей и зон ответственности, работать становится проще — каждый знает, к кому можно обратиться по конкретному вопросу, и руководителя меньше отвлекают на повседневные мелочи.