Мы все пользуемся диаграммами Ганта — визуализация позволяет создать ощущение контроля и веры в успех проекта.
Но факт в том, что в проектах с высокой степенью неопределенности диаграммы Ганта только создают красивую картинку будущего и мало общего имеют с реальностью. Если вы работали над такими проектами, попробуйте вспомнить, сколько диаграмм Ганта вы видели за свою карьеру и сколько из них оказались правдой.
Почему диаграммы Ганта оказываются неточными?
По статистике, около 40% проектов терпят неудачу из-за некачественного планирования — это подтверждают многочисленные исследования. Как консультанты, мы постоянно видим подобные примеры - прямо сейчас в одной фармацевтической компании идет проект, который только из-за ошибки первоначального планирования уехал "вправо" на 2 года.
Все дело в том, что человек не очень хорош в предсказании будущего.
Это когнитивное искажение называется «ошибка планирования» — излишний оптимизм, выражающийся в недооценке времени, необходимого для выполнения задачи.
А в классическом планировании диаграмма Ганта — это визуализация будущего, сделанная из текущего момента. И попытка предсказать его на срок от нескольких месяцев до нескольких лет.
Для крупных проектов диаграмма Ганта часто становится чрезмерно тяжеловесной и теряет наглядность. Тем не менее, во многих организациях для контроля прогресса по проектам и задачам и его визуализации используется именно этот инструмент.
К счастью, проектное управление непрерывно развивается, и все большее распространение получают гибкие подходы, которые объединены под общим термином Agile. Они основаны на эмпиризме, где источник данных — это опыт проектной команды, а базис для принятия решений и прогнозирования — реальные данные.
Что предлагают гибкие подходы?
В Agile-подходе в основу прогнозирования ложится реальный опыт команды. Планы предлагается строить не на основе предположений «как это будет?», а на основе статистики по скорости выполнения задач и прогнозирования сроков реализации оставшегося объема на основе этих данных.
Например, можно использовать Velocity (скорость команды) — это метрика, используемая для оценки количества работы, которую Scrum-команда может выполнить за определенный период времени, обычно за один спринт. Выражается в story points, специальных единицах, которые одновременно измеряют сложность, риски и неопределенность задач.
Как вы могли заметить, от слова «планирование» предлагается отказаться в пользу слова «прогнозирование». Да, мы плохо предсказываем, но можем достаточно хорошо прогнозировать, базируясь на реальных данных и оценках. Проводились неоднократные исследования, результаты которых доказывали, что корреляция между предварительными оценками и фактическим положением дел либо очень слабая, либо ее нет вообще.
Это позволяет перестать опираться на диаграмму Ганта в отслеживании прогресса. И смотреть на реальные данные по скорости работы команд, делая довольно точный прогноз, сколько осталось до точки назначения и когда мы прибудем на место.
Одна из 4-х ценностей Agile: «Готовность к изменениям важнее следования первоначальному плану».
Прогнозирование — в отличие от планирования — позволяет эту ценность реализовать, потому что реальные данные учитывают изменения.
Как меняется подход к планированию
Повторюсь, что в данной статье мы обсуждаем проекты, в которых присутствует высокая доля неопределенности. И тогда для планирования таких проектов мы можем использовать следующие практики:
- Опираться на относительные оценки, а не абсолютные (например, оценивать задачи всей командой методом Planning Poker).
- Поменять отношение к оценкам: мы делаем не план, а прогноз. При этом важно, чтобы отношение поменялось не только у нас, но и у ключевых стейкхолдеров.
- Постоянная актуализация прогнозов на основе реальных данных по скорости работы (каждые 1-2 недели).
- Использование BurnUp Chart — графика, который отражает фактическое выполнение задач в зависимости от времени. Он полезен в проектах, где план работа (бэклог) может изменяться и расти из-за появления новых требований.
- Использование адаптивного планирования: построение и актуализация верхнеуровневых планов на основе оперативных планов работы команд.
Хотите разобраться, как управлять проектом в гибридной среде, в условиях неопределенности и делать при этом достаточно точные прогнозы?
Приходите на наш трехдневный тренинг Agile Project and Delivery Management. По окончанию тренинга вы также получите международный сертификат от консорциума ICAgile.
Интересно узнать подробнее?
Приходите на один из наших тренингов, где вы в деталях разберете эту тему и сможете задать тренеру свои вопросы.
