Уточнение бэклога — зачем нужен Backlog Refinement или Grooming

Потребностей бизнеса всегда больше, чем ресурсов для их реализации. В Scrum за обработку запросов и формирование бэклога отвечает владелец продукта. Но идеи накапливаются, бэклог становится перегруженным и продолжает расти, а команде сложнее держать фокус и эффективно планировать время на выполнение самых полезных задач.

Чтобы брать в работу самое важное — с учетом новых идей и приоритетов — бэклог следует регулярно пересматривать. Для этого проводится Backlog refinement (grooming) — встречи с участием владельца продукта и скрам-команды, в ходе которой содержимое бэклога актуализируется для следующего спринта.

Актуализация бэклога помогает оптимизировать встречи по планированию спринта. Цель — гарантировать, что бэклог заполнен самыми нужными элементами, в должной степени декомпозированными и приоритизированными в соответствии с текущим видением продукта. А также подготовить почву для следующего спринта: проверить, что есть все данные для работы над элементами, которые войдут в будущий спринт.

Иными словами, это точка командной синхронизации в непрерывном процессе работы с бэклогом, повод еще раз вместе просмотреть его содержимое и задать себе вопросы: эти элементы точно самые важные? их все еще нужно делать именно в этом варианте? они точно принесут ту ценность, которую мы вкладываем, и достаточно ли данных, подтверждающих это?

Основные выгоды актуализации бэклога:

Помогает избежать ситуации, когда менее приоритетные задачи выполняются вместо более важных.
Устраняет неопределенности в требованиях к продукту.
Помогает идентифицировать риски.
Дает команде ясность в отношении требований и задач, а значит упрощает планирование следующего спринта.
Предоставляет владельцу продукта, заказчикам и другим заинтересованным лицам возможность уточнить требования и изменить приоритеты, если это необходимо.

Кто и когда проводит груминг

Согласно Scrum Guide, актуализация бэклога может занимать до 10% времени от спринта. Это может быть одна встреча или несколько более коротких. Некоторые команды предпочитают проводить ее за 2-3 дня до планирования следующего спринта, другие собираются раз в неделю. В этом случае встречи по планированию и уточнению бэклога чередуются, и если проводить их в один и тот же день каждую неделю, формируется четкий ритм, который помогает команде работать эффективно. Тем не менее, владелец продукта может обновлять элементы бэклога в любое время.

Роли:

Владелец продукта: готовит план по развитию продукта и элементы бэклога к встрече, проводит доработку пользовательских историй и элементов бэклога, расставляет приоритеты.
Скрам-мастер: модерирует встречу.
Стейкхолдеры, члены команды: предлагают новые идеи для продукта, декомпозируют и приоритизируют элементы бэклога.

На что обратить внимание при актуализации бэклога

Актуализация бэклога — ценная практика, которая позволяет сделать работу более продуктивной. Поскольку команда и так проводит много встреч, важно организовывать их так, чтобы они не занимали много времени и приносили максимум пользы. Вот несколько рекомендаций, которые могут в этом помочь:

Обсудите дорожную карту развития продукта и что планируется к реализации в ближайшие несколько спринтов.
Своевременно декомпозируйте приоритетные элементы, для того чтобы лучше понимать, каких данных не хватает для их реализации.
Оцените риски и возможные препятствия при реализации элементов бэклога.
Коротко обсудите элементы бэклога, чтобы убедиться, что все участники встречи понимают их одинаково, оцените их при необходимости.
Определите тесно связанные элементы, которые предполагают совместную работу или координацию последовательности выполнения.
Приоритизируйте элементы, используя специальные инструменты, например, метод Weighted Short Job First (WSJF).
Формулируйте совместно с заказчиками критерии приемки по каждому элементу бэклога.
Актуализируйте дорожную карту развития продукта, для того чтобы заинтересованные лица видели, как будет развиваться продукт.

Элементы бэклога декомпозируют до такой степени, чтобы их выполнение помещалось в спринт. По результатам backlog refinement’а команда должна убедиться, что есть все исходные условия для реализации элемента бэклога в спринте. А по тем, для которых недостаточно, запланировать шаги, необходимые для подготовки.

Результативность встречи во многом зависит от того, насколько хорошо владелец продукта и скрам-мастер организуют обсуждение. Подробнее их влияние на работу команды мы рассматривали в материале «Product owner и скрам-мастер: почему важно разделять эти роли».

Как проводить встречи, чтобы они не занимали много времени и приносили максимум пользы?

Научим проводить командные встречи так, чтобы после них команда понимала, куда двигаться дальше.

Отправить запрос

Вопросы и ответы по теме

Почему опытные Scrum-команды заменяют планирование на Backlog Refinement?

Refinement позволяет команде заранее проработать требования и риски, что делает планирование спринта в разы эффективнее. Вместо длительных обсуждений на планировании команда уже имеет четкое понимание задач и может сразу приступать к работе. Это ключевое преимущество, которое часто упускают начинающие команды.

Какую критическую ошибку допускают команды при проведении Backlog Refinement?

Большинство команд фокусируются только на ближайшем спринте, игнорируя долгосрочное видение продукта. Это приводит к тому, что команда теряет стратегическое направление и берет в работу менее приоритетные задачи. Правильный подход — регулярно обсуждать дорожную карту продукта и согласовывать приоритеты на несколько спринтов вперед.

Как метод WSJF кардинально меняет приоритизацию бэклога?

WSJF переворачивает традиционный подход к приоритизации, оценивая не только бизнес-ценность, но и стоимость задержки задачи. Это позволяет выявить действительно критичные элементы бэклога, которые часто скрываются за внешне привлекательными, но менее срочными задачами. Метод помогает команде принимать более объективные решения о приоритетах.

Почему успешные Product Owner проводят Refinement чаще, чем рекомендует Scrum Guide?

Опытные владельцы продукта обнаружили, что частые короткие сессии рефайнмента позволяют быстрее реагировать на изменения рынка и поддерживать бэклог в актуальном состоянии. Вместо одной длинной встречи они проводят несколько 30-минутных сессий в неделю, что улучшает гибкость команды и качество проработки задач.

Как правильная декомпозиция на Refinement влияет на скорость команды?

Грамотная декомпозиция задач позволяет команде точнее оценивать работу и выявлять скрытые зависимости между задачами. Это помогает избежать блокеров в середине спринта и обеспечивает равномерную загрузку команды. В результате команда может стабильно выполнять больше задач, не теряя в качестве.

Какой неожиданный эффект дает присутствие стейкхолдеров на Refinement?

Участие стейкхолдеров в рефайнменте не только помогает уточнить требования, но и значительно сокращает время согласований. Когда заинтересованные лица вовлечены в обсуждение задач на ранних этапах, команда получает мгновенную обратную связь и может быстрее принимать решения, избегая переделок в будущем.