Кейс: как ИИ и Agile помогли проектной компании улучшить управление

К нам обратилась проектная компания, которая, помимо проектирования самих зданий, отвечает за подготовку рабочей и сопроводительной документации для строительства. Они выполняют расчёты всех инженерных систем — вентиляции, водоснабжения, отопления и других характеристик, касающихся самого строения. Полный пакет документов со всеми расчетами и 3D-моделями потом передается на стройку, потому что строительство любого здания начинается с проектной документации. 

Что мешало компании работать эффективнее

Эта организация уже давно работает на рынке и имеет стабильный поток заказов. Но при этом руководство в какой-то момент времени задалось вопросом систематизации. Им хотелось добиться большей прозрачности в процессах, чтобы заранее понимать возможные риски, замечать отставание от сроков и видеть, если команда перестала успевать. А главное — иметь возможность всё это как можно раньше обсудить с заказчиками и устранить.

— Однажды мы целую неделю ждали исправленных макетов от архитекторов, а они были уверены, что уже всё отправили. Из-за этого сдвинулись сроки сразу по нескольким задачам, а я узнал об этом только за день до встречи с заказчиком. Пришлось экстренно придумывать объяснения, а у нас на этот случай даже не было плана. Мы дорожим доверием клиентов, но тогда мы так и не поняли, с чем связана эта ошибка в коммуникации с архитекторами.

Известно, что чем выше прозрачность, тем раньше удастся заметить проблему, а значит — будет проще реагировать на любые трудности и поддерживать дисциплину в команде. Но как этого добиться?

Как организация самостоятельно решала эту проблему

Для этой цели компания внедрила Битрикс и перенесла в него все свои проекты. Не смотря на весь задуманный функционал сервиса, Битрикс позволил лишь увидеть число задач в разных проектах — но даже это уже первый шаг. Получившаяся структура помогла компании начать работать в новом более организованном формате. Но вскоре они столкнулись со следующей, закономерно вытекающей проблемой — данные вроде бы есть, но нет именно той понятной картины, которая помогала бы контролировать процессы.

— Мы перевели все проекты в Битрикс и рассчитывали, что таким образом сможем следить за ходом работы. Но вместо этого убедились, что наши способы коммуникации с командой всё ещё не эффективны. То есть мы по-прежнему не знали, как идут дела, на каком этапе находятся проекты и успеем ли мы завершить хоть что-то в срок.

В итоге они обратились к нам с вопросом, можно ли как-то улучшить их проектный менеджмент.

Какое решение мы предложили

К нам периодически обращаются проектные организации, но для них классический Agile в привычном понимании не подходит — нет частых изменений и той неопределённости, которая характерна, например, в разработке программных продуктов. Фактически, у них традиционное проектное планирование с чёткими дедлайнами. При этом всё устроено максимально предсказуемо — уже на старте проекта можно подробно расписать всю иерархию задач, создать их и установить зависимости, какая за какой должна идти.

В рамках нашей работы мы обычно помогаем командам налаживать взаимодействие, правильно визуализировать проекты и выстраивать прозрачные, логичные процессы. Сначала мы выявляем проблему, затем совместно определяем оптимальный способ её решения, а при необходимости организуем обучение. Но в этот раз мы пошли дальше и предложили не только внедрить методику для повышения прозрачности, но и разработали собственное приложение для этого.

Получилась небольшая управленческая система, настроенная поверх Битрикса, которая наглядно позволяет оценить текущую ситуацию — где уже есть просрочки, какие задачи могут не завершиться вовремя, и на что стоит обратить своё внимание в первую очередь. Именно эти данные руководство компании хотело иметь перед глазами, чтобы глубже разбираться в статусе своих проектов и в целом иметь более прозрачную картину происходящего.

Мы подключились к Битрикс и настроили регулярную выгрузку данных, чтобы каждый час актуальная информация автоматически собиралась и переносилась в наше новое приложение. Раньше в компании привыкли работать со списками, но мы предложили представить весь портфель проектов в формате Kanban-доски — обычный базовый вариант с основными статусами, чтобы структурировать процессы. И разбить его на основные этапы: «Новый проект», «В проектировании», «На приемке», «Сдан» и «Закрыт». Мы разложили все проекты по этим стадиям и оформили их в виде наглядных карточек на доске. 

Такую визуализацию можно было бы сделать с помощью любых других инструментов, но особенность нашего способа в том, чтобы данные автоматически подтягивались из Битрикса в реальном времени и не приходилось вбивать их вручную.

Первые результаты

После этого сразу стало видно, на каком из этапов находится каждый проект — а это значит, что мы приблизились к прозрачности.

В процессе работы с этой доской стало понятно, что на ней не хватает ещё двух дополнительные статусов, которые нужны некоторым проектам. И мы создали для их визуализации новые столбцы: «Концепция» и «Авторский надзор». В итоге у нас получилась наглядная доска из 8 статусов, куда отлично вписались десятки проектов компании. Теперь руководители могли открыть её, и одного взгляда было достаточно, чтоб увидеть общую картину — на каком этапе находится проект и сколько в нём открыто задач. Чтобы стало понятнее, мы подсветили красным количество просроченных задач и выделили отдельно те, у которых нет исполнителя или дедлайна. Кроме этого мы смогли рассчитать и визуализировать процент выполнения проекта в каждой карточке.

Получилась действительно наглядная система, которой уже можно пользоваться — смотреть на экран, и сразу понимать статус по каждому проекту. То есть, например, первый проект: выполнен на 41% и 53 задачи уже просрочены на сегодняшний день. Второй проект: 55% и 30 просроченных задач. Очень удобно. Ещё можно перейти в блок с неназначенными и увидеть, что там всего одна задача или наоборот, что их много. Можно посмотреть, какие именно задачи просрочены и разобраться, в чём проблема. 

— Когда я впервые открыл эту программу, то мне было интуитивно понятно, как в ней переключаться между проектами, и я сразу увидел, кто сейчас с какой задачей не успевает. Буквально в один клик. То есть проваливаюсь в проект — и сразу вижу всю его структуру. 

Как работать с новой системой, и как её адаптировать

Иерархию задач мы представили в виде дерева — родительские задачи, подзадачи и так далее. Добавили к ним удобные фильтры, чтобы можно было быстро отсортировать, например, только «Просроченные» или только «В работе», и напрямую увидеть всё, что подгрузилось из Битрикса. 

Ещё мы добавили одну полезную категорию «Почти просроченные задачи» — это те, у которых дедлайн наступит через два дня. С помощью этого статуса можно быстро отфильтровать и посмотреть у кого она в работе, написать исполнителю или, если он рядом, подойти и уточнить, нужна ли ему помощь.

Затем мы добавили визуализацию — диаграмму распределения задач по состояниям и воронку задач. Теперь можно в один клик увидеть, как распределяются 100% задач: например, неназначенные — 40%, в работе — 18%, просроченные — 17%, выполненные — 25%. В итоге получилась максимально прозрачная статистика.

Один из самых полезных инструментов, который мы внедрили, — это диаграмма Ганта для каждого проекта. Но не в классическом формате, а с фокусом на ближайшие две недели. То есть в диаграмме отображались только те дочерние задачи, которые запланированы на этот период — с понедельника по следующую пятницу, как спринты в Scrum. Данные обновлялись каждые две недели, и на ближайший период было видно, что запланировано, что уже просрочено (эти задачи выделены красным) и где мы находимся сейчас. Посмотреть на эту диаграмму уже достаточно, чтобы понять, какие проблемы есть, и что нужно с ними делать, чтобы проект продолжил двигаться в нужном направлении.

Интересно, что мы никого специально не обучали работать спринтами и даже не вводили этот термин. Но люди сами, естественным образом, начали мыслить двухнедельными интервалами. Изначально диаграмма была просто удобным инструментом для визуализации, но в итоге сама по себе подтолкнула сотрудников к более структурированному и гибкому подходу в работе.

— Нам много раз говорили, что классический Agile нам не подойдёт, но мы слишком долго перебирали варианты, которые в итоге не сработали. А теперь наконец стало понятно, куда смотреть и на чём фокусироваться в первую очередь.

Новый инструмент в работе

Всего через пару недель мы передали им MVP — первую рабочую версию программы. Мы и сами стараемся держать такой темп в работе, потому что изменения в Agile-среде происходят с высокой скоростью. Благодаря подключению этой программы компания сразу увидела, где и что может улучшить в своем проектном управлении, и как добиться той самой прозрачности, к которой они стремились. 

Стало проще обновлять статусы задач после того, как проектные менеджеры разобрались, какими они должны быть, как лучше выстраивать с ними работу с точки зрения методологии, и как правильно работать с дедлайнами. Всё это и так есть в Битриксе, но мы внедрили удобный способ адаптировать имеющиеся инструменты под потребности конкретной проектной компании.

Руководство сразу увидело целый пласт улучшений, над которыми они теперь каждый день понемногу работают. Если в самом начале доска вся была красной, то за последнюю неделю она стала гораздо более спокойной — где-то обновили неактуальные данные, где-то более правильно распланировали задачи, и в результате картинка сложилась.

Внедрение Stand-up’ов

Соответственно, сразу после этого мы начали внедрять стендапы, только с фокусом не на Kanban-доске, а на диаграмме Ганта. На ней всегда автоматически выведен список задач на ближайшие две недели. Можно выбрать ту, которая начинается сегодня и завершается через несколько дней, и обсудить с командой вопросы — кто её возьмёт, нужна ли помощь, и реально ли будет закрыть её в срок. После того, как по задаче всё становится станет понятно, можно двигаться дальше.

Следующая задача, например, должна быть выполнена за 10 дней и завершиться к следующей пятнице. Команда снова анализирует — какие есть риски, кого назначить ответственным и понадобиться ли этому человеку помощь. Так в компании появилась ежедневная привычка проводить командные встречи с обзором всех задач на сегодня.

Внедрение обзора и планирования спринта

Три раза в неделю команда самостоятельно стала собираться вокруг диаграммы Ганта и проверять всё ли идёт по плану — горят ли красным задачи, и не появились ли новые сложности. В конце каждого «спринта» мы предложили проводить небольшое ревью, на котором все участники процесса могут обсудить, что они успели сделать за прошедший период и какой получился результат.

Например, кто-то занимался проектированием наружного освещения, кто-то разрабатывал систему защиты, а кто-то — насосную станцию. Другие специалисты в это время, например, корректировали план организации рельефа. Получилось, что руководители проектов могли напрямую узнать, как продвигается работа. То есть во время встречи можно открыть 3D-модель, рассмотреть её с разных сторон и проверить, как всё работает. И на следующей встрече уже планировать задачи на следующие две недели.

— Мы работали каждый над своими задачами, просто выполняли свою работу. Но после проведения этих встреч, сотрудники сами начали предлагать друг другу помощь и договариваться, кто и что делает. В итоге получилась та самая самоорганизация, о которой мы думали, что она для нас не подходит.

Следующий шаг — внедрение искусственного интеллекта (ИИ)

Специально для этой компании мы разработали систему управления на базе искусственного интеллекта для работы с большим количеством проектов и задач. Для того, чтобы упростить над ними контроль, мы подключили чат-бота, интегрированного с нашей базой данных. Дважды в день он присылает руководителям в Telegram краткую сводку по текущему статусу их проектов.

Утром, в начале рабочего дня, бот отправляет каждому менеджеру первое сообщение со списком задач, у которых сегодня наступил крайний срок — он указывает название задачи и ответственного за её выполнение. Таким образом руководителям проектов проще сориентироваться и решить, на что стоит обратить своё внимание в течение дня.

Роль искусственного интеллекта в этом процессе заключается в том, чтобы проанализировать каждый список задач на сегодня и сформировать по ним краткое резюме. Например, если у какой-то задачи уже несколько раз сдвигался срок, и сегодня она должна быть завершена уже в третий раз, то чат-бот предложит обратить внимание именно на нее. Также он может порекомендовать связаться с исполнителем и уточнить, требуется ли ему помощь, тем самым предотвратив отставание от сроков.

Во второй половине дня бот отправляет второе сообщение — сводку изменений по всем проектам. То есть какие задачи были закрыты, у каких изменился статус, а у каких сдвинулся дедлайн. И снова на помощь приходит ИИ — он анализирует список уже изменённых задач и формирует по ним новое резюме. Это позволяет каждому руководителю всегда держать руку на пульсе. 

Дополнительно мы создали общий чат в Telegram, куда добавили всех топ-менеджеров. Бот отправляет туда отдельное сообщение с актуальным статусом всех проектов.

Как Agile улучшил проектный менеджмент в компании

Первый важный момент — это прозрачность, которую компании, работающие в классическом проектном управлении, могут получить только от Agile. Да, у них есть проектные менеджеры, которые готовят отчёты, но всё может быть ещё в разы проще — можно зайти в систему и увидеть перед собой полностью понятную картину, без необходимости дожидаться отчётов или запрашивать дополнительную информацию. А ещё автоматически настроенный чат-бот сам дважды в день присылает руководителям актуальные статусы по их проектам.

Второй важный момент, с которым помог разобраться Agile  — это управление портфелем проектов. Теперь они отображаются в реальном времени и достаточно одного взгляда, чтобы сразу понять, что происходит — какие проекты в работе, какие просрочены, и каков их процент выполнения. А чат-бот на базе ИИ ежедневно отправляет топ-менеджерам сводку с обновлениями по каждому из проектов.

Следующий ключевой момент — диаграмма Ганта на две недели. Никто специально не учился ей пользоваться, никто не задумывался о спринтах, но сотрудники постепенно начали мыслить двухнедельными интервалами. Естественно, это привело к тому, что в начале каждого такого периода команда собиралась обсудить планы на две недели, актуализировать диаграмму, чтобы все сроки были правильно выставлены, и дальше уже двигалась по проекту, ориентируясь на этот график. 

Напомним, что в таких компаниях очень низкая степень неопределенности, то есть, фактически, сделано будет всё то, что запланировано.

В чём уникальность этого кейса

Во-первых, мы не заменяем классическое проектное управление на Agile, а улучшаем его за счёт Agile-инструментов. Это не попытка сломать привычные процессы, а лишь их доработка, которая делает управление эффективнее. 

Во-вторых, мы строим базу управленческой системы на реально имеющихся данных. Их можно взять из Jira, Trello, Битрикс или из любых других источников. Наша система анализа берёт эти данные и формирует из них краткие выводы, которые помогают руководителям принимать более точные решения.

Вот так можно обновить классическое проектное управление, добавив в него элементы Scrum, искусственный интеллект и визуализацию. По всем проектам компания получила актуальный статус и информацию о ходе работы, которая обновляется и отсылается автоматически. Команда стала более вовлеченной — сотрудники теперь видят не только свои задачи, но и интересуются тем, что происходит вокруг. Благодаря этому у них складывается общая картина, они чаще взаимодействуют друг с другом, быстрее замечают возможные препятствия, и даже могут самостоятельно их устранить. А это значит, что проекты стали продвигаться более предсказуемо.

Если вы хотите обучить вашу команду Agile-подходу — мы можем помочь вам. Или если вам нужно улучшить классическое проектное управление, но без сложной подготовки, то мы готовы внедрить изменения в более гибком формате — напишите нам.