Метод Канбан ориентирован на определение, управление и совершенствование сервисов. Чаще всего речь идет о разработке программного обеспечения и клиентском сервисе. Однако Канбан-метод столь же эффективно помогает решать проблемы, связанные с рабочим процессом, компаниям из реального сектора.
Возьмем строительство: задача построить объект представляет собой цепочку отдельных подпроектов — выбрать участок, получить разрешение, провести исследования грунта, разработать и согласовать проект строительства и тд. Каждым этапом занимается отдельное подразделение или подрядчик. В то время как компании важно только одно — ввести в эксплуатацию новый объект и начать получать прибыль.
Канбан-метод помогает «собрать» задачу воедино и выстроить сквозной процесс, ориентированный на достижение конечной цели. Понять, сколько задач фактически находится внутри процесса, где и что блокирует их выполнение. Это помогает ускорить поставку ценности и в срок завершать работу.
Метод Канбан хорошо работает в управлении процессом с большим количеством подрядчиков или отдельных подразделений еще и потому, что предлагает начать с того, что есть сейчас.
Метод «начните с того, что вы делаете сейчас» предполагает эволюционное внедрение изменений. Многоэтапный процесс крайне сложно изменить революционно. Мягкие изменения внедрить гораздо проще — и они сразу дадут результат.
Рассмотрим как канбан-системы помогают решать задачи бизнеса на примере реальных кейсов OnAgile Consulting в различных индустриях.
1. Канбан в производстве одежды
Бренд одежды «12 Storeez» на этапе активного роста столкнулся с необходимостью пересмотреть процесс производства, чтобы выдерживать жесткие сроки поставки продукции — 12 коллекций в год.
Канбан-систему решили начать внедрять на уровне топ-менеджмента компании: создали доску, объединяющую задачи по всему процессу производства — от идеи до склада. Это позволило взять под контроль все этапы, упорядочить задачи и избавиться от блокаторов, например, когда модель готова к передаче на производство, а ткани еще не пришли.
В итоге устранили системное опоздание, коллекции выходят точно в срок. Подробное описание опыта компании «12 Storeez».
2. Канбан в интернет-банкинге
Задачей клиента — крупного банка — было создание платформы для юридических лиц. На момент внедрения Канбан разработка велась около 2 лет, релизы выходили редко, качество работ не отвечало ожиданиям заказчиков.
Канбан-система помогла в условиях распределенной команды из 60 человек и работы с подрядчиками визуализировать весь процесс разработки продукта, выявить причины и сократить задержки. Тимлиды вышли за пределы своих функциональных колодцев и начали принимать решения, учитывая весь процесс.
Большое влияние оказали ежедневные стендапы: команда и заказчики начали общаться, совместно разбираться с трудностями, подходить к добавлению новых элементов с позиции «как это поможет клиентам решить их задачи?».
Время поставки нового функционала сократилось в 2 раза.
3. Канбан в промышленности
В этом кейсе мы помогали организовать управление портфелями проектов. Подразделение производственной компании занимается НИОКР и работает над созданием новых материалов и оборудования, строительством новых производственных площадок. Внушительный список инициатив на несколько лет вперед.
Клиента не устраивала скорость реализации проектов. В рамках выстраивания канбан-системы ввели ограничение на количество одновременных проектов (Work in Progress): теперь инициативы находятся в очереди (бэклоге), пока не будут закончены какие-то из уже взятых в работу.
Ограничение WIP помогло в выравнивании топ-менеджмента компании по приоритетам внутри каждого портфеля и пониманию текущего состояния по проектам. Что позволило быстрее принимать решения по возникающим вопросам, в первую очередь, чтобы ускорить получение результата.
4. Канбан в закупках
Еще одна крупная промышленная компания. В департамент закупок поступает большое количество разных типов запросов. Все их нужно обработать так, чтобы вовремя закрыть нужды производства.
В компании хорошо налажен процесс обработки типовых запросов. Даже если закупается оборудование и запасные части стоимостью в сотни миллионов рублей. Для новых (нетиповых) запросов закупочная процедура нуждалась в существенной оптимизации для получения приемлемых сроков поставки.
Внедрение метода Канбан помогло сотрудникам департамента закупки сфокусироваться на интересах потребителей. Входящие запросы разделили на классы сервисов. Дополнили существующую и хорошо работающую закупочную процедуру отдельными процессами для нетиповых запросов.
Теперь все входящие задачи распределяются по нескольким параллельным процессам в соответствии с классами сервисов. Это позволило увеличить скорость поставки и оперативно реагировать на изменения потребностей производства.
5. Канбан в HR-сервисе
Найм сотрудников хорошо поддается оптимизации с помощью канбан-системы. Весь объем вакансий можно разделить по классам сервисов: срочные; те, что необходимо закрыть к фиксированной дате; «обычные». Такой подход помогает организовать процесс поиска и найма сотрудников в точном соответствии с нуждами компании и сосредоточить усилия HR-сервиса на закрытии тех вакансий, которые наиболее важны для организации в данный момент или ближайшем будущем.
Канбан помимо правильного фокуса обеспечивает прозрачность: помогает быстро выявлять проблемы и адаптироваться. Например, если надолго «зависает» задача найти определенного специалиста, это сразу будет заметно. HR-сервис сможет оперативно отреагировать на ситуацию: пересмотреть требования к кандидатам или процедуру поиска, закрыть нужные компетенции, отправив сотрудников на обучение и тд.
Подробное описание опыта трансформации процесса найма в финтех-компании.
6. Канбан в строительстве
Крупный холдинг расширяет сеть станций АЗС. Процесс строительства новых станций решили оптимизировать с помощью метода Канбан, поскольку в решение этой задачи вовлечено большое количество подразделений, и необходим высокий уровень координации между ними.
Работа по выстраиванию канбан-системы велась на уровне руководителей подразделений. Команда собрала данные по всем этапам процесса — в этом кейсе их более 20 — определила зависимости и ограничения. На основе этих данных ведется управление задачами.
Результатом стало увеличение доли объектов, завершенных в срок. За счет прозрачности и оптимизации процедуры выбора участков улучшилось прогнозирование прибыли по каждой АЗС.
С чего начать построение канбан-системы
Если вас заинтересовал метод Канбан, попробуйте создать доску для задач, с которыми работает ваше подразделение или команда. Оцените, как много рабочих элементов поступает к вам, и насколько быстро они продвигаются. Где возникают проблемы? Какие специалисты перегружены задачами? Это позволит оценить процесс с точки зрения оптимальности поставки ценностного результата.
Возможно, выяснится, что одновременно выполняется слишком много задач, сотрудники перегружены, и из-за этого задачи подолгу остаются незавершенными. В этом случае будет полезно снизить количество незавершенных элементов в системе и закончить те, что уже взяты в работу (и наиболее важны сейчас).
Чтобы детально разобраться в применении Канбан-метода под руководством опытного консультанта OnAgile Consulting, приходите к нам на ближайший тренинг Kanban Method Professional — вместе разберем все нюансы применения метода, отработаем на практике основные механики и подробно обсудим опыт российских компаний.
