Мифы об Agile. «Мы стали проводить время в бесконечных митингах» 💎 — OnAgile Consulting
Опубликовано

Мифы об Agile. «Мы стали проводить время в бесконечных митингах»

Нередко от Agile-команд можно услышать недовольство о нехватке времени, поскольку большую часть времени люди стали проводить в «бесконечных встречах».

Нередко от команд, которые встали на путь к Agile, можно услышать недовольства о нехватке времени на выполнение своей работы, поскольку большую часть времени люди стали проводить в «бесконечных встречах».

По опыту, в основе этого мифа могут лежать следующие причины:

  • Не соблюдаются базовые правила для эффективного проведения встреч;
  • У новых встреч есть временные рамки, но они не выдерживаются;
  • Назначаются дополнительные встречи, чтобы обойти заданные ограничения в новых встречах;
  • Старые встречи остались, их никто и не думал отменять.

Общие правила проведения встреч

Вне зависимости от культуры организации, ее структуры и используемых процессов существует ряд базовых рекомендаций, следуя которым можно сделать встречи более эффективными:

  • Подготовьте расписание для всех событий заранее, зарезервируйте время на каждое из событий в корпоративной календаре, убедитесь, что все нужные участники отреагировали на приглашение;
  • Подчеркните в приглашении, без чьего участия встреча не состоится (разделите участников на обязательных и нет).
  • Подготовьте участников к каждой из встреч: объясните цель встречи, формат встречи и роль участника в ней;
  • Найдите активиста, готового выступить модератором/фасилитатором* встречи;
  • Если на встрече предстоит активная работа ее участников, заранее проведите обучение людей необходимым инструментам и методам;
  • Руководствуясь инструкциями от фасилитатора/модератора во время встречи, постарайтесь соблюдать несложные правила, описанные далее.

* Фасилитация встреч — активность, позволяющая эффективно организовать групповое обсуждение во время встречи. Фасилитация, как один из инструментов, особенно необходима, когда количество участников встречи более 3 человек.

Agile встречи

В дополнение к общим правилам, у Agile-встреч есть ряд особенностей, понимание смысла которых поможет действовать эффективнее и устранять дисфункции, включая попытки обойти заданные ограничения в этих встречах.

Далее мы рассмотрим особенности на примере встреч-событий в Скраме — наиболее  популярном процессном фреймворке.

Временные рамки встреч

В основе событий в Скраме лежит идея временных рамок, «таймбоксинга» (англ. timeboxing). И это не случайно. Жесткие временные рамки для какой-либо встречи или события способствуют лучшей дисциплине и улучшают фокус людей на достижении цели. Когда цель встречи за выделенное на нее время не достигается, это заставляет находить пути и решения, чтобы этого не произошло в следующий раз. И обратное — если не придерживаться временных рамок, то нет и мотиватора что-либо улучшать.

Предписанные в Скраме события предусмотрены в том числе для того, чтобы придать процессу системный характер и минимизировать количество ненужных встреч.

Используйте рекомендуемые в руководстве временные рамки для каждого из событий (если вы не используете Скрам, определите и договоритесь с командой о таких рамках). Для наиболее распространенной длины спринта в 2 недели максимальная длительность событий будет составлять:

  • «планирование спринта» не более 4 час,
  • «ежедневный скрам» не более 15 мин,
  • «обзор спринта» не более 2 час,
  • «ретроспектива спринта» не более 1,5 час.

Пример подготовки к планированию спринта

На примере события «планирование спринта» перечислим специфические рекомендации по подготовке к нему, которые полезно выполнять заранее:

  • Убедитесь, что на предстоящий спринт у команды есть достаточно проработанных заранее требований, то есть готовых в взятию в работу элементов бэклога продукта (чаще всего это пользовательские истории).
  • Убедитесь, что всей команде понятно, с какой скоростью (англ. Velocity) она может поставлять бизнес-ценность за спринт — анализируйте свой опыт предыдущих спринтов;
  • Убедитесь, что всей команде понятно, что означает «готовая», завершенная работа. Пройдитесь с командой по критериям готовности (англ. Definition of Done) и поймите, что на самом деле реалистично выполнить в предстоящем спринте. Помните, что критерии готовности не могут меняться от спринта к спринту, но команда должна работать над их совершенствованием для улучшения качества поставляемой ценности.
  • Выберите с командой наиболее быстрый способ оценивать предстоящую работу, научитесь его использованию. Помните о том, что в комплексных проектах и средах оценка работы всегда будет носить вероятностный характер, поэтому фокусируйтесь на упрощении — разбиении предстоящей работы на наиболее простые элементы — и изучайте ваш предыдущий опыт, чтобы делать прогнозирование более точным.

Старые встречи

Бывает так, что в организации или проекте новые события (например, фреймворка Скрам) не заменяют существующие, а добавляются к расписанию всех встреч и собраний. Это очень плохая идея. Тем не менее, в большинстве случаев резкий переход на новый формат работы затруднителен. Постарайтесь поработать в таком «переходном периоде», и со временем все бессмысленные встречи сами прекратятся.

И еще одна причина

Еще одной причиной, почему нам кажется, что встречи тянутся бесконечно, является особенность устройства человеческой памяти. Нам больше запоминаются события, которым дали названия и объяснили их назначение, то есть создали их образ. В противоположность этому, все спонтанные встречи, которые проводились ранее и назначались «для решения возникшей проблемы», плохо удерживаются в памяти.

На примере Скрама попробуйте перевести все его обязательные события в цифры, чтобы убедиться, что в спринте команда проводит в них примерно 10-15% своего времени. И тем самым становится очевидно, что более серьезной проблемой будет понимание того, как команда использует остальные 85-90% времени спринта. А этого руководство по Скраму не регламентирует. 

Приходите на наши тренинги и мы обязательно поговорим о шаблонах и практиках, которые будут помогать организовывать вашу работу в спринте, в проекте или в подразделении.

Еще публикации по Agile в Agile, Scrum, Kanban–метод

Публикация
Agile, Scrum, Kanban–метод
Как оценивать сроки завершения работы
Почему так сложно верно оценивать работы по созданию нового продукта — и какими способами можно улучшить точность оценки, не делая это процесс сложнее.
Публикация
Agile, Scrum, Kanban–метод
Scrum+Kanban: метод Канбан для Скрам-команд
Краткое изложение ключевых идей «Руководства по использованию Канбан для Скрам-команд» (ориг. назв. «The Kanban Guide for Scrum Teams»), опубликованного Scrum.org в феврале 2018 года.
Публикация
Разработка ПО
Agile как основа технологического бизнеса
Бизнес — это деятельность с целью получения прибыли. Технология — это знание, как делать что-либо. Соответственно, технологический бизнес — это знание того, как правильно действовать, чтобы получить прибыль.
Публикация
Agile, Scrum, Kanban–метод
Весенняя подборка тематических книг по Agile
Смотрите нашу пеструю весеннюю подборку тематических книг по Agile, каждая из которых способна вдохновить и придать сильнейший импульс для достижения экстраординарных результатов.

Мы помогаем организациям с 2004 года

Свяжитесь с нами

Дмитрий Лобасев

Managing Partner

+7 495 221 87 39

dmitry@onagile.ru

Наш Telegram канал об Agile и гибких организациях, присоединяйтесь!