Нередко от команд, которые встали на путь к Agile, можно услышать недовольства о нехватке времени на выполнение своей работы, поскольку большую часть времени люди стали проводить в «бесконечных встречах».
По опыту, в основе этого мифа могут лежать следующие причины:
- Не соблюдаются базовые правила для эффективного проведения встреч;
- У новых встреч есть временные рамки, но они не выдерживаются;
- Назначаются дополнительные встречи, чтобы обойти заданные ограничения в новых встречах;
- Старые встречи остались, их никто и не думал отменять.
Общие правила проведения встреч
Вне зависимости от культуры организации, ее структуры и используемых процессов существует ряд базовых рекомендаций, следуя которым можно сделать встречи более эффективными:
- Подготовьте расписание для всех событий заранее, зарезервируйте время на каждое из событий в корпоративной календаре, убедитесь, что все нужные участники отреагировали на приглашение;
- Подчеркните в приглашении, без чьего участия встреча не состоится (разделите участников на обязательных и нет).
- Подготовьте участников к каждой из встреч: объясните цель встречи, формат встречи и роль участника в ней;
- Найдите активиста, готового выступить модератором/фасилитатором* встречи;
- Если на встрече предстоит активная работа ее участников, заранее проведите обучение людей необходимым инструментам и методам;
- Руководствуясь инструкциями от фасилитатора/модератора во время встречи, постарайтесь соблюдать несложные правила, описанные далее.
* Фасилитация встреч — активность, позволяющая эффективно организовать групповое обсуждение во время встречи. Фасилитация, как один из инструментов, особенно необходима, когда количество участников встречи более 3 человек.
Agile встречи
В дополнение к общим правилам, у Agile-встреч есть ряд особенностей, понимание смысла которых поможет действовать эффективнее и устранять дисфункции, включая попытки обойти заданные ограничения в этих встречах.
Далее мы рассмотрим особенности на примере встреч-событий в Скраме — наиболее популярном процессном фреймворке.
Временные рамки встреч
В основе событий в Скраме лежит идея временных рамок, «таймбоксинга» (англ. timeboxing). И это не случайно. Жесткие временные рамки для какой-либо встречи или события способствуют лучшей дисциплине и улучшают фокус людей на достижении цели. Когда цель встречи за выделенное на нее время не достигается, это заставляет находить пути и решения, чтобы этого не произошло в следующий раз. И обратное — если не придерживаться временных рамок, то нет и мотиватора что-либо улучшать.
Предписанные в Скраме события предусмотрены в том числе для того, чтобы придать процессу системный характер и минимизировать количество ненужных встреч.
Используйте рекомендуемые в руководстве временные рамки для каждого из событий (если вы не используете Скрам, определите и договоритесь с командой о таких рамках). Для наиболее распространенной длины спринта в 2 недели максимальная длительность событий будет составлять:
- «планирование спринта» не более 4 час,
- «ежедневный скрам» не более 15 мин,
- «обзор спринта» не более 2 час,
- «ретроспектива спринта» не более 1,5 час.
Пример подготовки к планированию спринта
На примере события «планирование спринта» перечислим специфические рекомендации по подготовке к нему, которые полезно выполнять заранее:
- Убедитесь, что на предстоящий спринт у команды есть достаточно проработанных заранее требований, то есть готовых в взятию в работу элементов бэклога продукта (чаще всего это пользовательские истории).
- Убедитесь, что всей команде понятно, с какой скоростью (англ. Velocity) она может поставлять бизнес-ценность за спринт — анализируйте свой опыт предыдущих спринтов;
- Убедитесь, что всей команде понятно, что означает «готовая», завершенная работа. Пройдитесь с командой по критериям готовности (англ. Definition of Done) и поймите, что на самом деле реалистично выполнить в предстоящем спринте. Помните, что критерии готовности не могут меняться от спринта к спринту, но команда должна работать над их совершенствованием для улучшения качества поставляемой ценности.
- Выберите с командой наиболее быстрый способ оценивать предстоящую работу, научитесь его использованию. Помните о том, что в комплексных проектах и средах оценка работы всегда будет носить вероятностный характер, поэтому фокусируйтесь на упрощении — разбиении предстоящей работы на наиболее простые элементы — и изучайте ваш предыдущий опыт, чтобы делать прогнозирование более точным.
Старые встречи
Бывает так, что в организации или проекте новые события (например, фреймворка Скрам) не заменяют существующие, а добавляются к расписанию всех встреч и собраний. Это очень плохая идея. Тем не менее, в большинстве случаев резкий переход на новый формат работы затруднителен. Постарайтесь поработать в таком «переходном периоде», и со временем все бессмысленные встречи сами прекратятся.
И еще одна причина
Еще одной причиной, почему нам кажется, что встречи тянутся бесконечно, является особенность устройства человеческой памяти. Нам больше запоминаются события, которым дали названия и объяснили их назначение, то есть создали их образ. В противоположность этому, все спонтанные встречи, которые проводились ранее и назначались «для решения возникшей проблемы», плохо удерживаются в памяти.
На примере Скрама попробуйте перевести все его обязательные события в цифры, чтобы убедиться, что в спринте команда проводит в них примерно 10-15% своего времени. И тем самым становится очевидно, что более серьезной проблемой будет понимание того, как команда использует остальные 85-90% времени спринта. А этого руководство по Скраму не регламентирует.
Приходите на наши тренинги и мы обязательно поговорим о шаблонах и практиках, которые будут помогать организовывать вашу работу в спринте, в проекте или в подразделении.