Мифы об Agile. "Мы стали проводить время в бесконечных митингах". 💎 — OnAgile Consulting

Senior Agile Coach

Мифы об Agile. "Мы стали проводить время в бесконечных митингах".

Опубликовано

Нередко от команд, которые встали на путь к Agile, можно услышать недовольства о нехватке времени на выполнение своей работы, поскольку большую часть времени люди стали проводить в “бесконечных встречах”.

По опыту, в основе этого мифа могут лежать следующие причины:

  • Не соблюдаются базовые правила для эффективного проведения встреч;
  • У новых встреч есть временные рамки, но они не выдерживаются;
  • Назначаются дополнительные встречи, чтобы обойти заданные ограничения в новых встречах;
  • Старые встречи остались, их никто и не думал отменять.

Общие правила проведения встреч

Вне зависимости от культуры организации, ее структуры и используемых процессов, существует ряд базовых рекомендаций, следуя которым можно сделать встречи более эффективными:

  • Подготовьте расписание для всех событий заранее, зарезервируйте время на каждое из событий в корпоративной календаре, убедитесь, что все нужные участники отреагировали на приглашение;
  • Подчеркните в приглашении, без чьего участия встреча не состоится (разделите участников на обязательных и нет).
  • Подготовьте участников к каждой из встреч: объясните цель встречи, формат встречи и роль участника в ней;
  • Найдите активиста, готового выступить модератором/ фасилитатором* встречи;
  • Если на встрече предстоит активная работа ее участников, заранее проведите обучение людей необходимым инструментам и методам;
  • Руководствуясь инструкциями от фасилитатора/ модератора во время встречи, постарайтесь соблюдать следующие элементарные правила:

* Фасилитация встреч - активность, позволяющая эффективно организовать групповое обсуждение во время встречи. Фасилитация, как один из инструментов, особенно необходима, когда количество участников встречи более 3 человек.

Agile встречи

В дополнение к общим правилам, у Agile встреч есть ряд особенностей, понимание смысла которых поможет действовать эффективнее и устранять дисфункции, включая попытки обойти заданные ограничения в этих встречах.

Далее мы рассмотрим особенности на примере встреч-событий в Скраме - наиболее  популярном процессном фреймворке.

Временные рамки встреч

В основе событий в Скраме лежит идея временных рамок, “таймбоксинга” (англ. timeboxing). И это не случайно. Жесткие временные рамки для какой-либо встречи или события способствуют лучшей дисциплине и улучшают фокус людей в достижении цели. Когда цель встречи за выделенное на нее время не достигается, это заставляет находить пути и решения, чтобы этого не произошло в следующий раз. И обратное - если не придерживаться временных рамок, то нет и мотиватора что-либо улучшать.

Предписанные в Скраме события предусмотрены в том числе для того, чтобы придать процессу системный характер и минимизировать количество ненужных встреч.

Используйте рекомендуемые в руководстве временные рамки для каждого из событий (если вы не используете Скрам, определите и договоритесь с командой о таких рамках). Для наиболее распространенной длины спринта в 2 недели максимальная длительность событий будет составлять:

  • “планирование спринта” не более 4 час,
  • “ежедневный скрам” не более 15 мин,
  • “обзор спринта” не более 2 час,
  • “ретроспектива спринта” не более 1,5 час.

Пример подготовки к планированию спринта

На примере события “планирование спринта” перечислим специфические рекомендации по подготовке к нему, которые полезно выполнять заранее:

  • Убедитесь, что на предстоящий спринт у команды есть достаточно проработанных заранее требований, то есть готовых в взятию в работу элементов бэклога продукта (чаще всего это пользовательские истории;
  • Убедитесь, что всей команде понятно, с какой скоростью (англ. velocity) она может поставлять бизнес ценность за спринт - анализируйте свой опыт предыдущих спринтов;
  • Убедитесь, что всей команде понятно, что означает “готовая”, завершенная работа; пройдитесь с командой по критериям готовности (англ. Definition of Done) и поймите, что на самом деле реалистично выполнить в предстоящем спринте; помните, что критерии готовности не могут меняться от спринта к спринту, но команда должна работать над их совершенствованием для улучшения качества поставляемой ценности;
  • Выберите с командой наиболее быстрый способ оценивать предстоящую работу, научитесь его использованию; помните о том, что в комплексных проектах и средах оценка работы всегда будет носить вероятностный характер, поэтому фокусируйтесь на упрощении - разбиении предстоящей работы на наиболее простые элементы и изучайте ваш предыдущий опыт, чтобы делать прогнозирование более точным.

Старые встречи

Бывает так, что в организации или проекте новые события (например, Скрам фреймворка) не заменяют существующие, а добавляются к расписанию всех встреч и собраний. Это очень плохая идея. Тем не менее, в большинстве случаев резкий переход на новый формат работы затруднителен. Постарайтесь поработать в таком “переходном периоде” и со временем все бессмысленные встречи сами прекратятся.

И еще одна причина

Еще одной причиной, почему нам кажется, что встречи тянутся бесконечно, является особенность устройства человеческой памяти. Нам запоминаются больше события, которым дали названия и объяснили их назначение, то есть создали их образ. Впротивоположность этому, все спонтанные встречи, которые проводились ранее, иназначались «для решения возникшей проблемы», плохо удерживаются в памяти.

На примере Скрама, попробуйте перевести все его обязательные события в цифры, чтобы убедиться, что в спринте команда проводит в них примерно 10-15 % своего времени. И тем самым, становится очевидно, что более серьезной проблемой будет понимание того, как команда использует остальные 85-90% времени спринта. А этого Руководство по Скраму не регламентирует. 

Приходите на наши тренинги и мы обязательно поговорим о шаблонах и практиках, которые будут помогать организовывать вашу работу в спринте, в проекте или в подразделении.

Еще публикации по Agile в Agile, Scrum, Kanban–метод

Кейс
Телекоммуникации
Пилотный Agile в телекоме: перевыполнение плана на 45%
Командная работа как залог успеха и опыт внедрения Agile, готовый к масштабированию.
Публикация
Разработка ПО
Материалы для самостоятельного изучения Agile
Мы собрали для вас список самых важных книг на тему Agile и всего того, что пригодится на нелегком пути трансформации. Они могут вам самостоятельно изучить подход, а также закрепить и расширить полученные на тренингах знания.
Публикация
Разработка ПО
Agile как основа технологического бизнеса
Бизнес — это деятельность с целью получения прибыли. Технология — это знание, как делать что-либо. Соответственно, технологический бизнес — это знание того, как правильно действовать, чтобы получить прибыль.
Публикация
Разработка ПО
Что такое Непрерывная поставка (Continuous Delivery)?
При разработке программного обеспечения в стремительно меняющемся мире, часто возникает вопрос, как оставаться конкурентноспособным на рынке?

Мы помогаем организациям с 2004 года

Свяжитесь с нами

Дмитрий Лобасев

Executive Agile Coach & Founder

+7 495 221 87 39

dmitry@onagile.ru

Telegram канал об Agile и гибких организациях: https://t.me/agilethinking