Backlog refinement (grooming): чем полезна регулярная актуализация бэклога

Потребностей бизнеса всегда больше, чем ресурсов для их реализации. В Scrum за обработку запросов и формирование бэклога отвечает владелец продукта. Но идеи накапливаются, бэклог становится перегруженным и продолжает расти, а команде сложнее держать фокус и эффективно планировать время на выполнение самых полезных задач.

Чтобы брать в работу самое важное — с учетом новых идей и приоритетов — бэклог следует регулярно пересматривать. Для этого проводится Backlog refinement (grooming) — встречи с участием владельца продукта и скрам-команды, в ходе которой содержимое бэклога актуализируется для следующего спринта.

В чем польза?

Актуализация бэклога помогает оптимизировать встречи по планированию спринта. Цель — гарантировать, что бэклог заполнен самыми нужными элементами, в должной степени декомпозированными и приоритизированными в соответствии с текущим видением продукта. А также подготовить почву для следующего спринта: проверить, что есть все данные для работы над элементами, которые войдут в будущий спринт. 

Иными словами, это точка командной синхронизации в непрерывном процессе работы с бэклогом, повод еще раз вместе просмотреть его содержимое и задать себе вопросы: эти элементы точно самые важные? их все еще нужно делать именно в этом варианте? они точно принесут ту ценность, которую мы вкладываем, и достаточно ли данных, подтверждающих это?

Основные выгоды актуализации бэклога:

• Помогает избежать ситуации, когда менее приоритетные задачи выполняются вместо более важных.
• Устраняет неопределенности в требованиях к продукту.
• Помогает идентифицировать риски.
• Дает команде ясность в отношении требований и задач, а значит упрощает планирование следующего спринта.
• Предоставляет владельцу продукта, заказчикам и другим заинтересованным лицам возможность уточнить требования и изменить приоритеты, если это необходимо.

Кто и когда проводит

Согласно Scrum Guide, актуализация бэклога может занимать до 10% времени от спринта. Это может быть одна встреча или несколько более коротких. Некоторые команды предпочитают проводить ее за 2-3 дня до планирования следующего спринта, другие собираются раз в неделю. В этом случае встречи по планированию и уточнению бэклога чередуются, и если проводить их в один и тот же день каждую неделю, формируется четкий ритм, который помогает команде работать эффективно. Тем не менее, владелец продукта может обновлять элементы бэклога в любое время.

Роли:

• Владелец продукта: готовит план по развитию продукта и элементы бэклога к встрече, проводит доработку пользовательских историй и элементов бэклога, расставляет приоритеты.
• Скрам-мастер: модерирует встречу.
• Стейкхолдеры, члены команды: предлагают новые идеи для продукта, декомпозируют и приоритизируют элементы бэклога.

На что обратить внимание

Актуализация бэклога — ценная практика, которая позволяет сделать работу более продуктивной. Поскольку команда и так проводит много встреч, важно организовывать их так, чтобы они не занимали много времени и приносили максимум пользы. Вот несколько рекомендаций, которые могут в этом помочь:

• Обсудите дорожную карту развития продукта и что планируется к реализации в ближайшие несколько спринтов.
• Своевременно декомпозируйте приоритетные элементы, для того чтобы лучше понимать, каких данных не хватает для их реализации.
• Оцените риски и возможные препятствия при реализации элементов бэклога.
• Коротко обсудите элементы бэклога, чтобы убедиться, что все участники встречи понимают их одинаково, оцените их при необходимости.
• Определите тесно связанные элементы, которые предполагают совместную работу или координацию последовательности выполнения.
• Приоритизируйте элементы, используя специальные инструменты, например, метод Weighted Short Job First (WSJF).
• Формулируйте совместно с заказчиками критерии приемки по каждому элементу бэклога.
• Актуализируйте дорожную карту развития продукта, для того чтобы заинтересованные лица видели, как будет развиваться продукт.

Элементы бэклога декомпозируют до такой степени, чтобы их выполнение помещалось в спринт. По результатам backlog refinement’а команда должна убедиться, что есть все исходные условия для реализации элемента бэклога в спринте. А по тем, для которых недостаточно, запланировать шаги, необходимые для подготовки.

Результативность встречи во многом зависит от того, насколько хорошо владелец продукта и скрам-мастер организуют обсуждение. Подробнее их влияние на работу команды мы рассматривали в материале «Product owner и скрам-мастер: почему важно разделять эти роли».